Utrecht Science Park wil meer in de samenleving staan
Speciaal aan de kidsruns is dat die ook openstaan voor kinderen met een chronische ziekte of beperking. Drijvende kracht achter deze marathon is Arjen de Ruyter. ‘Vanaf augustus ben ik full time bezig met de organisatie van het evenement,’ aldus de directeur.Energiek. Onvermoeibaar. Verbindingsman. Dat blijft hangen na het gesprek met de organisator van de Utrecht Science Park Marathon. Arjen de Ruyter is de naam. 46 jaar, geboren Zeeuw, getogen in vele andere plaatsen in Nederland, uiteindelijk neergestreken in Nieuw Vennep. Sportmarketing gestudeerd in Tilburg.
Multi-sporter: hardloper (2 keer een marathon gelopen tijdens zijn studententijd, loopt nu gemiddeld 25 kilometer per week), windsurfer, kan hard van een berg skiën. Echtgenoot, vader van 3 kinderen. En sinds 11 jaar eigenaar van het sportmarketingbureau 20knots.
Een vis in het water van de commerciële Nederlandse sportwereld. Heeft rondgelopen op Olympische Spelen, Holland Heinekenhuizen, Formule 1, WK’s en EK’s en deed onder meer vijf jaar de marketing voor Heineken in de Champions League.Een gesprek.Waar komt die naam 20knots eigenlijk vandaan?‘Die komt uit het windsurfen, waarmee ik, naast het hardlopen, ook een band heb. Het staat voor 20 knopen, ofwel windkracht 5, 37,04 kilometer per uur, de ideale windsnelheid voor het windsurfen. 20knots betekent voor mij het scheppen van de ideale omstandigheden voor mijn klanten, zodat zij hun boodschap zo goed en efficiënt mogelijk kunnen overbrengen. Eén van mijn jaarlijkse activiteiten is het organiseren van de Utrecht Science Park Marathon, nu voor het derde achtereenvolgende jaar.’‘Ik probeer het evenement zo strak mogelijk neer te zetten. Voor de deelnemers en hun familie, dat zij een mooie sportieve dag beleven. Maar ik zorg er ook voor dat het voor sponsors aantrekkelijk is, volgens het principe ‘the event as a brand’.In dit geval gaat het om de instellingen die staan op het Utrecht Science Park, waar zo’n 70.000 mensen werken en wonen. Zij zoeken verbinding met de stad Utrecht en willen bekendmaken waarmee ze allemaal mee zijn. Dat gaat goed. De sponsors zijn content en het mes snijdt ook aan de andere kant, er zijn steeds meer deelnemers aan de marathon. In het eerste jaar hadden we 3700 deelnemers, vorig jaar hadden we er 5600 en nu zitten we twee maanden voor de marathon al boven de 6000.’Niet verkeerd. Dat regel je vast niet in je eentje.‘Nee, bij het organiseren van zo’n evenement heb je veel vrijwilligers nodig, die heel veel werk verzetten. Eerst heb je de 5 en 10 kilometer, daarna de hele - en halve marathon en de kidsruns, dus de hele dag is er bedrijvigheid. Dit jaar hebben we 400 vrijwilligers. Met 6000 deelnemers heb je een flinke administratie aan de inschrijvingen en medaille-uitreiking. We hebben een bewaakte garderobe, 125 verkeersregelaars. Mensen die zorgen dat de borden en hekken langs het parcours allemaal goed staan. Mensen bij start-finish die erop letten dat iedereen op tijd start en in het juiste startvak staat. Ja, dan kom je wel aan de 400 man.’‘Daarnaast huur ik een aantal freelancers in, zoals de vrijwilligerscoördinator en de coördinator van sportcentrum Olympos, waar de deelnemers zich om kunnen kleden. Die professionals vormen de ruggengraat van het evenement.
Ik heb ook studenten van de universiteit die de hele dag gaan vloggen, zodat de deelnemers die ‘s ochtends nog aan de muesli zitten al een filmpje kunnen zien wat er allemaal al gebeurt op de marathon. En de mensen die ‘s ochtends hebben gelopen kunnen het evenement ook ‘s middags volgen.’
‘Ikzelf houd de grote lijnen in de gaten en trek de cruciale dingen naar me toe. Zo regel ik de vergunningen zelf en let ik op of er geen straten of wegen open liggen ten tijde van de marathon. Goede contacten met de gemeente zijn daarbij onontbeerlijk.Maar ik treed ook al in april in contact met hockeyvereniging Kampong en voetbalclub FC Utrecht, om te bewerkstelligen dat zij het jaar erop tijdens de marathon niet thuis spelen. Het eerste jaar dat ik de marathon organiseerde, speelden de eerste teams van Kampong thuis. Dat leidde tot een te hoge verkeersdruk. Vanaf augustus ben ik full time bezig met de organisatie van het evenement. De organisatie van marathons wordt steeds professioneler. Vroeger werden de marathons georganiseerd door atletiekverenigingen, tegenwoordig steeds meer door commerciële partijen.’Je werkt wel samen met vier atletiekverenigingen - Hellas, Phoenix, U-Track en Trecho - in Utrecht?‘Ja, wij maken gebruik van hun expertise. Zij leveren ook vrijwilligers. Ze bemannen bijvoorbeeld de waterposten, is heel belangrijk. Zeker op het eind van de marathon waar iedereen kapot zit, moet de waterpost goed staan. Niet bij een stoeprand want dan struikel je en ook niet alle bekers water bij elkaar, want een vermoeide snelle loper trekt anders een hele rits bekers om. Ook bieden zij trainingen aan, waarin de deelnemers aan hun conditie kunnen werken ter voorbereiding op de marathon. Verder leveren ook de universiteit en hogeschool studenten aan de organisatie.
En de Utrechtse Sportkrant en RTV Utrecht zijn onze mediapartners
Gebeurt er nog wel eens iets geks?‘Met zo’n groot evenement gebeurt er altijd wel iets onverwacht. Het eerste jaar was ik de nacht voor de marathon aan het opruimen en kwam ik er ineens achter dat de kilometerborden niet waren opgehangen. Toen zijn wij als een haas met z’n vieren het hele parcours gaan behangen met die borden. We zijn om half één begonnen, om 4 uur waren we klaar en om 6 uur ging de wekker weer. En afgelopen jaar waren de spandoeken van de sponsors verkeerd opgehangen. Toen hebben we met acht man ’s nachts alle doeken er weer afgehaald en opnieuw opgehangen. Hopelijk slaap ik dit jaar rustig.’Hoe kom je eigenlijk aan Utrecht?‘In 2013 hield de Marathon van Utrecht op te bestaan omdat de financiering niet meer rondkwam. De wethouder gaf aan open te staan voor nieuwe partijen die het evenement wilden organiseren. Ik ben toen in dat gat gesprongen en heb op haar lokale spreekuur in een buurthuis in Overvecht een presentatie van 10 minuten gehouden over de marathon. Was een mooie ervaring. Ik stond tussen insprekers over hondenpoep, foutgeparkeerde auto’s en overlast van scholen.’‘Ik heb later een bidbook ingeleverd met mijn ideeën over breedtesport, het erbij betrekken van atletiekverenigingen, gezondheid, géén elite-evenement en lokaal draagvlak. Kortom een evenement vóór en dóór Utrecht. De wethouder was enthousiast en vanaf dat moment is het gaan lopen. De gemeente garandeerde een subsidie voor drie jaar. Ik moest vanaf ‘nul’ beginnen. Ik had geen parcours, geen database, geen contacten.’‘Ik heb mensen benaderd die in het verleden bij de marathon betrokken waren en ben bij de oude sponsors langsgegaan. Langzamerhand is de situatie in een versnelling gekomen. Ik begreep dat lopen in de binnenstad van Utrecht geen optie was; Utrecht is een compacte stad waar veel mensen op een kleine ruimte wonen.
Via mijn oom, die doceert aan de Universiteit van Utrecht, ben ik in 2013 in contact gekomen met de organisatie van het Science Park. Die wil meer in de samenleving staan, letterlijk en figuurlijk meer verbinding hebben met de stad Utrecht.’
‘Op het Science Park zit een enorme hoeveelheid kennis. Niet alleen zit de Universiteit van Utrecht er en de Hogeschool, ook het Utrechts Medisch Centrum en het Wilhelmina Kinderziekenhuis. Maar ook een bedrijf in gentechnologie met een miljardenomzet. Al deze spelers willen zich profileren, laten zien wat ze in huis hebben. Zo heb je de afdeling sportgeneeskunde van het UMC, die vermaard is binnen de sportwereld. De Dierenkliniek daar is 24/7 open, ze hebben daar scanners waar een heel paard in kan. Via de marathon komt er meer bekendheid voor de instellingen op het Science Park.’Je werkt samen met KWF Kankerbestrijding‘Ja, het KWF verwerft fondsen via de Utrecht Science Park Marathon. Verleden jaar is er 136.000 euro opgehaald voor het onderzoek naar darmkanker. Dat wordt vervolgens weer uitgevoerd door het Utrechts Medisch Centrum. We konden de cheque gelijk overhandigen aan Jennifer Jongen, de arts die het onderzoek leidt en zelf ook aan de marathon meedeed. Afgelopen jaar liep Olympisch kampioen Marianne Timmer mee namens KWF.’De snelste loper liep vorig jaar 2 uur 40, geen echte toptijd. Heeft Utrecht een recreatieve marathon?‘Dat is niet helemaal het goeie woord. Toplopers faciliteren wij zeker. Ze krijgen een startbewijs, kunnen hun eigen bidons krijgen, we hebben fysiotherapeuten waar ze gebruik van kunnen maken, maar we betalen geen startgeld. We willen zo snel mogelijke tijden, maar als je snellere tijden wilt van rond de 2 uur 12, dan ben je zo 50.000 euro verder. Maar die tijd ligt ook nog zo’n 10 minuten boven het wereldrecord, daar ligt niemand wakker van. En als er veel wind staat, en dat kan in maart, dan lopen ze zomaar 2 uur 16.’‘We willen de marathon voor de stad Utrecht, de sponsors, deelnemers en publiek uiteraard zo groot mogelijk maken, maar dat is nu nog niet aan de orde.'
'Wij leggen de verbinding tussen de stad en het Science Park, dat is de doelstelling. Over een paar jaar zou ik wel een NK marathon willen hebben in Utrecht, dan komen die snelle tijden vanzelf.’
Hoe zit het met de medische ondersteuning, als iemand een blessure oploopt, of erger?‘Ik heb het Rode Kruis ingehuurd. Er is ook een trauma-arts van UMC Utrecht aanwezig en ook de huisartsenpost op het Science Park is betrokken bij de marathon. En we hebben een app van de start up 24COMS. Die kun je downloaden. Dan kunnen wij van de organisatie precies zien waar je loopt. Als je een blessure oploopt en je drukt op de noodknop van de app, dan kunnen wij gelijk de ambulance en de dichtstbijzijnde ambulancefietser, die ook op de app zijn aangesloten, op je afsturen.Op de site van de marathon staan ook blogs van iemand die zich voorbereidt op de marathon, Wendy Groenewegen. Hoe ben je aan haar gekomen?‘Wendy had in 2012 de Utrechtmarathon oude stijl gelopen, als onderdeel van haar strijd tegen borstkanker. Als ze de marathon kon lopen, kon zij de bestraling ook aan, zo redeneerde zij. Daar kreeg ze een enorme boost van. En vóór de marathon van 2015 had ze een stevig verkeersongeluk gekregen, waarbij haar benen in de wielkast van een auto waren beland. En weer kwam de marathon van pas, dit keer als revalidatie, om weer te kunnen (hard)lopen.Ze heeft toen een berichtje gestuurd of ze een bepaald startnummer mocht hebben. Daarna heb ik haar gevraagd te bloggen. Dat wilde ze wel en het is goed bevallen, Wendy blogt nu al voor het derde jaar. Binnenkort ga ik met haar binnen een etmaal de afstand van de marathon lopen, met slapen (we lopen ook ’s nachts) en rusten tussendoor. Daar zal ze vast nog wel over bloggen.’Wat voor shirt heeft de marathon dit jaar?‘We lopen langs het Rietveldhuis (Prins Hendriklaan), genoemd naar de beroemde architect, die dat prachtige huis bouwde. Een architectonisch hoogtepunt van de kunststroming De Stijl. De Stijl bestaat dit jaar 100 jaar. Wij hebben een hardloper op het shirt geprojecteerd in de stijl van Mondriaan, het andere icoon van de Stijl. Businessrunlopers krijgen dit shirt, maar iedereen kan het bestellen.’Zoek je nog vrijwilligers?‘Ja, die zijn altijd welkom. Het geeft wel verantwoordelijkheid en het is niet vrijblijvend. De lopers rekenen op namelijk op je. Bij het inschrijven, het ophalen van de tassen, de waterposten, overal. Aan de andere kant proberen we ook een situatie te scheppen dat de vrijwilliger ook kan meegenieten van het evenement. Mensen kunnen zich inschrijven op vrijwillligers@utrechtmarathon.com.
Waarom moet iemand de Utrecht Science Park marathon gaan lopen?‘Daar zijn verschillende redenen voor. Ten eerste natuurlijk de sport. We hebben verder een afwisselend parcours, je loopt door de binnenstad van Utrecht, maar ook door het pittoreske Bunnik en veel natuur, zoals het landgoed Amelisweerd. We hebben goede faciliteiten op het Science Park, we hebben daar een deejay en een foodplein. Over muziek en horeca op het Domplein denk ik nog na. We zijn goed bereikbaar, er gaat een buslijn van de stad naar het Science Park en voor de mensen die met de auto komen staat er een parkeergarage klaar met een capaciteit van 2000 auto’s. En tot slot: de marathon is aan het begin van de lente, dan is het gemiddeld 11 graden. Perfect loopweer.’
Lees hier ook over de andere artikelen in de reeks Utrecht Science Park Marathon.
Wil je dit artikel nog eens rustig op papier nalezen of delen met collega's, familie, vrienden, kennissen en buren? Bestel deze editie!